Een ogenschijnlijk logische aanpassing in een werkwijze die jij hebt voorgesteld leidt toch tot veel weerstand. Ondanks heldere afspraken blijven twee afdelingen langs elkaar heen werken. In de werkgroep is er veel begrip voor elkaars belangen, maar buiten de vergaderingen lijkt iedereen weer vooral vanuit hun eigen eiland te handelen.
Zo maar enkele kwesties waar jij als intern adviseur tegen aan kunt lopen. Dit maakt je werk boeiend maar soms ook frustrerend. De uitdagingen waar je tegen aan loopt hebben zowel te maken met het type vraagstukken en opgaves waar jij aan werkt, als met de bijzondere rol en positie die jij inneemt in de organisatie. In dit artikel beschrijf ik een aantal van deze uitdagingen en hoe systeemdenken daar nieuwe inzichten en een andere aanpak in kan bieden.
Wat is Systeem Denken
Maar eerst kort een antwoord op de vraag, wat is systeem denken eigenlijk? Nou ja, kort, er zijn heel veel manieren waarop het begrip ‘systeem’ tegenwoordig wordt gebruikt. Je kunt bijvoorbeeld spreken over harde systemen, zoals een ICT systeem of een huishoudelijk apparaat, of over ‘soft systems’, zoals een organisme of een team. Als we het systeem denken gebruiken om te werken in organisaties dan is een systeem vooral een geheel van onderling verbonden delen, die elkaar via relaties beinvloeden en een bepaalde toegevoegde waarde nastreven. Daartoe is er altijd een bepaalde interactie met de omgeving, via zogenaamde feedback loops. Bovendien is het geheel van het systeem meer dan de som der delen en vanuit systeem denken zijn we vooral geïnteresseerd in wat dat ‘meer’ dan is. De dynamiek in een team kun je bijvoorbeeld niet afleiden uit alleen de gedragsvoorkeuren van de verschillende teamleden.
We proberen de onderlinge relaties en interacties tussen die verschillende onderdelen te zien en te begrijpen. Je kunt bijvoorbeeld (de impact van) de adviseur nooit los zien van de geadviseerde, de opdrachtgever, de eigen leidinggevende van de adviseur en iedereen op wie het ‘advies’ (soms onbedoeld) effect heeft. Vanuit een systeem oogpunt is daarom de rol en positie van juist de interne adviseur zo interessant.
Uitdagingen voor de interne adviseur
Interne adviseurs komen verschillende uitdagingen tegen door de bijzondere rol en positie die ze hebben binnen de organisatie en de complexe vraagstukken waar ze aan werken. Hier noem ik enkele van deze uitdagingen en hoe systeemdenken daarbij kan helpen:
- Onduidelijke roldefinitie:
Interne adviseurs kunnen te maken hebben met een gebrek aan duidelijkheid over hun rol, verantwoordelijkheden en verwachtingen binnen de organisatie, bijvoorbeeld omdat ze te maken hebben met meerdere ‘opdrachtgevers’. Dit kan leiden tot onzekerheid en belemmeringen in hun effectiviteit.
Systeemdenken helpt interne adviseurs om hun rol te zien in relatie tot het grotere geheel van de organisatie. Door uit te zoomen en je bewust te zijn van al de onderlinge verbindingen kunnen je beter bepalen hoe jouw bijdrage past in deze bredere context. Het stelt je in staat om flexibel te zijn in jouw rol en deze af te stemmen op de behoeften van het systeem. - Weerstand tegen verandering van binnenuit:
Als interne adviseurs kun je weerstand tegenkomen van leidinggevenden of medewerkers die mogelijk sceptisch staan tegenover de interne veranderingen of jouw advies namens de eigen organisatie. Voor je het weet ben je als intern adviseur de boodschapper van het slechte nieuws of ‘partij’ in de kwestie.
Systeemdenken helpt bij het begrijpen van de dynamiek van weerstand binnen het systeem. Door de onderliggende behoeftes te identificeren, kunnen je gerichte interventies inzetten die rekening houden met de diversiteit van standpunten en belangen, en dus mogelijke reacties binnen de organisatie. - Balanceren van diverse belangen:
Interne adviseurs moeten vaak omgaan met diverse belanghebbenden en afdelingen, elk met hun eigen doelstellingen en prioriteiten. Het balanceren van deze belangen kan complex zijn. Als dit niet goed lukt levert dit het vaak een gebrek aan betrokkenheid en vertrouwen op van medewerkers en leidinggevenden. Dit kan zelfs twijfels opleveren over jouw goede bedoeling en onpartijdigheid als adviseur en de waarde van het advies negatief beïnvloeden.
Systeemdenken helpt jou om de onderlinge afhankelijkheden tussen verschillende belanghebbenden en afdelingen in kaart te brengen en mee te nemen in je aanpak. Werken vanuit een houding van meervoudige partijdigheid leidt tot meer betrokkenheid en vertrouwen bij de belanghebbenden. Hierbij is het van belang om gezamenlijke doelen te identificeren en strategieën te ontwikkelen die rekening houden met de bredere impact op het gehele systeem. - Grenzen van specialisatie overstijgen:
Interne adviseurs kunnen specialisten zijn op een bepaald gebied, maar ze moeten ook bredere organisatorische vraagstukken begrijpen en aanpakken. Met name voor experts speelt nog wel eens de dynamiek van ‘gelijk hebben of gelijk krijgen’
Systeemdenken moedigt jou als interne adviseurs aan om voorbij je specifieke specialisatie te kijken en de organisatie als een samenhangend geheel te zien. In gemeentes zie je dit vaak terug als de dynamiek van het ambtelijke advies dat de ambtenaar opstelt en de politieke afweging die de bestuurder er vervolgens in maakt. Een breder begrip van de onderlinge relaties kan je helpen om jouw expertise ook effectief in te zetten. - Korte termijn succes of duurzame oplossing:
Bepaalde oplossingen voor vraagstukken in organisaties kunnen korte-termijnvoordelen hebben, maar op de lange termijn ongewenste effecten hebben. Soms zijn die effecten te voorzien, maar vaak ontdekken we die pas na verloop van tijd. Bovendien is er meestal een druk vanuit de omgeving (tijdsdruk of behoefte aan ‘scoren’) om het korte termijn succes meer belang te geven dan de duurzame oplossing.
Inzicht in de archetypische patronen uit het Systeemdenken kan helpen bij het anticiperen op de gevolgen van bepaalde keuzes en hiermee het gesprek aan te gaan met betrokkenen. Het stelt jou in staat om een aanpak te overwegen die duurzaam is en meer rekening houdt met toekomstige ontwikkelingen.
Conclusie
In essentie helpt systeemdenken interne adviseurs bij het beter begrijpen van de organisatie als een complex systeem waarbij de delen elkaar stevig beïnvloeden. Het stelt je in staat om jouw rol en positie bewust in te zetten ten behoeve van de behoeften en dynamiek van dat systeem. Het helpt je als je op zoek bent naar een meer integrale benadering die cruciaal is voor het omgaan met de complexiteit en de veranderende aard van organisaties. Het maakt je werk als intern adviseur niet minder uitdagend, maar helpt je wel om met meer impact en minder frustratie je bijdrage te kunnen leveren.
