Beter samenwerken? ga aan de slag met een ingewikkeld probleem

‘Kom niet bij me met een probleem, maar kom met een oplossing’. Een van de management lessen waarmee leidinggevenden graag hun medewerkers en adviseurs ‘opvoeden’. Dit doet de leidinggevende zeker met een goede bedoeling; denk eerst zelf na over een oplossing voor een probleem of kom in ieder geval met suggesties of een analyse. Bovendien bestaat het leven van een leidinggevende voor een groot deel uit het afhandelen van een flinke lijst met problemen. Nog één erbij, liever niet. Medewerkers met een can-do mentaliteit die juist problemen oplossen, daar wil je er wel meer van hebben.

Vragen naar een oplossing veroorzaakt juist problemen

Maar met deze manier van werken creëer je echter, ongewild, drie andere problemen.

  • Het zorgt ervoor dat mensen de complexe problemen, waar niet direct een oplossing voor is niet (meer) ter sprake brengen.
  • Als iemand een oplossing heeft voor een probleem zal hij anderen vooral proberen te overtuigen van deze oplossing, wat leidt tot een patroon van ‘overtuigen – overtuigen’ in plaats van het onderzoeken van de meerdere ideeën.
  • En het laatste ongewenste effect dat kan optreden is dat de manager het probleem ‘dan maar’ zelf gaat oplossen.

    Dit leidt vaak tot een patroon van ‘brandjes blussen’ waarbij het management snelle oplossingen bedenkt met weinig draagvlak, medewerkers nog afwachtende worden en zelf steeds minder tijd heeft voor de (belangrijke) langere termijn vraagstukken. Het risico is dat hierdoor een cultuur ontstaat van vermijden van problemen, politiek spel over het beste idee, gedoe in de samenwerking en uiteindelijk verlies van veel energie.

    Wat als die energie zou kunnen worden gebruikt voor het gezamenlijk begrijpen en aanpakken van de meest dringende en complexe problemen waarmee de organisatie wordt geconfronteerd, zowel intern als extern?

    De blinden en de olifant

    Het is net als de krachtige metafoor van de blinden en de olifant die onlangs weer langs kwam in een Linkedin post van Wouter van Noort (zie afbeelding).

    Iedere persoon in de organisatie is zich slechts bewust van een deel van de situatie of heeft een deel van de puzzel van het vraagstuk en niemand kan het geheel overzien. Een leidinggevende of projectleider heeft vaak wel het overzicht, maar mist vaak de diepere kennis of ervaring om tot een duurzame oplossing te komen. Bovendien zijn mensen veel meer gemotiveerd om met een oplossing te werken waar zij met elkaar een bijdrage aan geleverd hebben.

    Maak ruimte

    Wat jij als leidinggevende (of adviseur) kunt doen om beter samen te werken aan complexe problemen is ‘ruimte maken’, door als in de metafoor het licht aan te doen.

    Zet het probleem centraal en er ontstaan gedeelde oplossingen

    Organiseer tijd en ruimte om met elkaar het probleem te onderzoeken. Plaats het probleem ‘in het midden’ en zoom met elkaar in op de verschillende aspecten (ieders perspectief en belang) van het vraagstuk (ga samen langs zowel de poot als de oren van de olifant) en zoom met elkaar uit om het geheel te kunnen overzien (wat is het eigenlijk voor olifant, waar bevindt deze zich en wat is de bedoeling met de olifant?). Van jou als leidinggevende of adviseur vraagt dit vooral het proces te begeleiden zodat er voldoende veiligheid is voor de verschillende perspectieven, voor alle mogelijkheden en onmogelijkheden zodat er creativiteit wordt aangeboord. Wees nieuwsgierig, stel vragen en experimenteer.

    Organiseer lerend

    Juist bij complexe problemen is het een illusie dat ‘de juiste’ oplossing wordt gevonden. Ga vlot aan de slag met de voorlopige resultaten en leer van de effecten die onderweg optreden. Organiseer korte feedbackloops waarbij er weer ruimte wordt gemaakt voor de ervaringen uit de praktijk. Deze manier van werken draagt bij aan het vitaal samenwerken aan complexe(re) vraagstukken waarbij je bovendien een veilige leercultuur ontwikkelt. 

    Laat een bericht achter als je met één van ons wilt sparren over hoe je het samenwerken in jouw team of organisatie kunt versterken.

    Facebook
    Twitter
    LinkedIn
    Misschien ook intressant

    Stap in ons relatienetwerk en blijf op de hoogte.

    Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang nieuwe artikelen en updates van onze opleidingen en workshops.